Arbeitskräfteüberlassung im Zielunternehmen: Werkvertrag oder Überlassung und Aufzeichnungen prüfen

§ 3 AÜG beschreibt die Grundrollen: Der Überlasser verpflichtet Arbeitskräfte vertraglich zur Arbeitsleistung an Dritte. Der Beschäftiger setzt diese Arbeitskräfte für eigene betriebliche Aufgaben ein. Als Arbeitskräfte gelten Arbeitnehmer und arbeitnehmerähnliche Personen. Für die Transaktionsprüfung müssen diese Rollen je Vertrag und Einsatz konkret zugeordnet werden.

Nach § 4 AÜG ist der wahre wirtschaftliche Gehalt maßgeblich. Bei einem als Werkvertrag bezeichneten Einsatz sprechen insbesondere vier Fragen für eine Überlassung: Entsteht ein unterscheidbares und dem Werkunternehmer zurechenbares Werk? Arbeitet das Personal überwiegend mit Material und Werkzeug des Werkunternehmers? Ist es organisatorisch in den Betrieb des Werkbestellers eingegliedert und dessen Dienst- und Fachaufsicht unterstellt? Haftet der Werkunternehmer für den Erfolg der Werkleistung?

Diese Merkmale sind im Datenraum anhand der Praxis zu belegen. Vertragsbezeichnung, Leistungsbeschreibung und Rechnung allein beantworten die Frage nicht. Aussagekräftig sind Arbeitsanweisungen, Einsatzpläne, Ansprechpartner, verwendete Systeme und Werkzeuge, Abnahmen sowie die Kommunikation über Mängel und Erfolg.

§ 13 Abs. 1 AÜG verpflichtet den Überlasser, ab Aufnahme der Überlassungstätigkeit laufend Aufzeichnungen zu führen. Für jede überlassene Arbeitskraft müssen Vor- und Familienname, Sozialversicherungsnummer, Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangehörigkeit und die Art der Verwendung als Arbeiter oder Angestellter erfasst sein.

Zusätzlich gehören Name und Anschrift jedes Beschäftigers, seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die gesetzliche Interessenvertretung beziehungsweise die einschlägige Berufsvereinigung in die Aufzeichnungen. Für jede Arbeitskraft müssen Beginn und Ende jeder Überlassung nachvollziehbar sein. Im Datenraum sollten diese Angaben mit Vertrag, Dienstzettel, Mitteilung und Abrechnung abgeglichen werden.

Die Aufzeichnungen nach § 13 Abs. 2 sowie die Ausfertigungen der Dienstzettel nach § 11 Abs. 4 und der Mitteilungen nach § 12 sind bis zum Ablauf von fünf Jahren nach der letzten Eintragung aufzubewahren. Für die Transaktion ist daher auch zu prüfen, ob die historische Dokumentation für beendete Einsätze noch vorhanden und lesbar ist.

§ 13 Abs. 8 AÜG enthält eine eigene Aufzeichnungspflicht für den Beschäftiger von aus dem EWR überlassenen Arbeitskräften. Der Beschäftiger muss die Angaben zu den Arbeitskräften sowie Beginn und Ende der jeweiligen Überlassung führen und die jeweiligen Überlasser, insbesondere deren Namen und Sitz, festhalten.

Auch diese Aufzeichnungen und die Ausfertigungen der Mitteilungen nach § 12 Abs. 3 sind fünf Jahre nach der letzten Eintragung aufzubewahren. Für die jährliche Datenübermittlung gelten besondere Zuordnungen: An die Stelle der fachlichen Zugehörigkeit des Beschäftigers und des Bundeslands tritt der Staat, in dem der Überlasser seinen Sitz hat. Der Datenraum muss daher die grenzüberschreitende Struktur erkennbar machen.

Die Regelung beantwortet nicht jede Frage eines internationalen Personaleinsatzes. Vor Signing sind deshalb Herkunft und Sitz des Überlassers, Beschäftigungsstaat, Einsatzdauer und die vorhandenen Mitteilungen gesondert zu erfassen. Weitere arbeits-, lohn- und sozialrechtliche Anforderungen bleiben von dieser AÜG-Dokumentationsprüfung getrennt.

Der Kaufvertrag sollte die geprüften Einsätze in einer Anlage oder einer verknüpften Datenraumliste abbilden. Für jeden Eintrag gehören Überlasser, Beschäftiger, Arbeitskraft, Tätigkeit, Beginn und Ende, Vertragsgrundlage, tatsächliche Organisation sowie offene Aufzeichnungen zusammen. So wird sichtbar, welche Angaben aus dem Zielunternehmen stammen und welche der Erwerber noch verifizieren muss.

Fehlen Nachweise, sollten Herausgabe, Nachholung und Mitwirkung konkret geregelt werden. Je nach Befund kann eine Maßnahme vor Signing, eine Vollzugsbedingung oder eine Unterstützung nach dem Closing sachgerecht sein. Die Vertragsregelung sollte den festgestellten Sachverhalt abbilden und keine pauschale Einordnung durch bloße Überschriften ersetzen.

Bei EWR-Einsätzen ist die Perspektive des Beschäftigers einzubeziehen. Der Erwerber muss prüfen, ob die Zielgesellschaft eigene Aufzeichnungen führt und die Überlasser mit Sitz und Einsatzdaten identifizierbar sind. Das Ergebnis gehört in die Risikoliste und in die Zuständigkeitsordnung für die Zeit bis zum Closing.

Die Antworten geben eine erste Orientierung. Entscheidend bleiben die tatsächliche Arbeitsorganisation, die konkreten Unterlagen und der jeweilige Einsatz.